In gesprek met… Helen Eikenboom, bibliothecaris Pels Rijcken

Legal Intelligence ging in gesprek met verschillende juridische kennisverspreiders in Nederland. De bibliothecaris, de uitgever, de marketeer. Wat drijft ze, hoe zien zij hun rol en de verandering van de informatiedrager? Nummer vier in deze reeks is het interview met Helen Eikenboom, informatiespecialist bij Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn. Over de Regeling Streekorgaan Kemperland, diskettes met een e-mail en de bibliotheek als flexplek.

Helen Eikenboom begon in 1992 bij de bibliotheek van Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn. Inmiddels werkt ze al 25 jaar bij de bibliotheek van de landsadvocaat.

De digitalisering, jij hebt het begin meegemaakt. Kan je er over vertellen?
“Twintig jaar geleden begon het. Medewerkers hadden al wel een computer, alleen geen internet. Toen kwam er een computer met internet in onze bibliotheek. Eéntje. De modem piepte als een gek. Advocaten kwamen aan met een diskette, met de vraag de inhoud ervan te e-mailen naar een ander.”

En de uitgevers, hoe sprongen die in op de computer?
“SDU Uitgevers leverde de informatie via internet op een computer bij ons in de bibliotheek. Die informatie werd snel ververst, alleen de informatie was niet transporteerbaar. Wolters Kluwer had een andere oplossing, CD’s. Via een zoekmachine op de computer werd de juiste CD in de CD-wisselaar gekozen. Probleem daarvan was weer dat de CD’s qua actualiteit een paar maanden achterliepen, want die kreeg je maar zes of zeven keer per jaar.”

Hoe is jouw rol veranderd?
“Mijn rol, ‘de verantwoordelijkheid over de collectie’, is uitgebreid. De digitalisering heeft ook gezorgd voor discussies met uitgevers. Wanneer je bijvoorbeeld een tijdschrift online wil, zegt de uitgever: ‘Ho even, nu is het voor tientallen mensen tegelijkertijd beschikbaar.’ Terwijl misschien maar vijf mensen van ons bedrijf het nodig hebben. Daarom moet ik onderhandelen over de prijzen van een digitaal tijdschrift.”

En naar de advocaten toe?
“De digitale omgeving lijkt het zoeken gemakkelijker te maken, maar het is nu vaak moeilijker. Er zijn veel handigheidjes die je in Legal Intelligence kunt toepassen. We geven daarom trainingen in hoe je moet zoeken en we helpen bij specifieke zoekopdrachten.”

Wat gaat er mis?
“Je hebt een goed juridisch oog nodig om de juiste informatie te vinden in die enorme digitale stapel. De angst om iets te missen maakt het online zoeken een stuk moeilijker. Advocaten hebben liever dertig stukken waarvan er twintig irrelevant zijn, dan negen relevante en er dan één missen. Maar door de brij aan informatie zoek je soms naar een speld in een hooiberg. Wij helpen om bijvoorbeeld goed te kunnen filteren, geven trainingen aan de advocaten hier.”

Dat klinkt leuker dan de kaartenbakken bij te vullen, je eerste baan hier.
“Ik vond mijn werk altijd wel leuk. Maar het klopt wel. Er is nu meer interactie.”

Is inmiddels alle informatie online te vinden?
“Veel wel, maar de boeken nog lang niet. En sommige informatie is gewoonweg nog niet gedigitaliseerd.” Helen neemt ons ter illustratie mee naar een kleine kamer, achterin de bibliotheek. Er zijn geen ramen, een paar kasten met kleine bakjes met daarin kaarten, het zogenoemde NJ-kaartsysteem, een register met losse kaartjes’. Ernaast staat een computer die niet zou misstaan in een episode van Star Trek, tachtiger jaren. En een kast vol kleine bruine negatieven: microfiches. Helen wijst op een paar rijen met fiches. “Hier staan de staatscouranten op. De Staatscouranten voor 1995 zijn nog niet gedigitaliseerd. We gaan met dit systeem terug tot 1955.”

Helen plaatst een negatief onder de computer en prompt verschijnt daar ‘Wijziging van de Regeling Streekorgaan Kemperland’. Helen: “Omdat we de overheid als cliënt hebben, zijn we ook vaak bezig met parlementaire geschiedenis. We hebben dit heus niet alleen de oude advocaten. Zo kwam toevallig gisteren nog een advocaat-stagiaire voor de Onteigeningswet van 1851. Zeker omdat we de overheid als cliënt hebben, is voor ons de parlementaire geschiedenis van belang.”

De landsadvocaat heeft flink geïnvesteerd in de bibliotheek, die zich uitstrekt in zowel de ruimte als de hoogte. Over drie verdiepingen heeft de architect open ruimtes gecreëerd door het gebruik van boekenkasten als muren. Ondanks de grote hoeveelheid papieren informatiedragers en ruimte, is het rustig in de bibliotheek.

Toeval, of is de stilte hier normaal?
“Vroeger zaten advocaten soms urenlang in de bieb te lezen. Nu niet meer, het is niet meer nodig. Student-stagiaires komen hier het meest, vaak omdat ze te maken krijgen met onderwerpen waar ze nog niet in thuis zijn. Dan bieden de papieren versies context. En oudere advocaten, uit gewoonte, en vanwege de rust die papier kan bieden. De patronen sturen hun advocaat-stagiares hierheen om te laten zien hoe fijn het is om in een fysieke versie van een boek te bladeren, om in de bieb te zijn.”

Precies dat laatste, de zowat meditatieve sfeer die heerst in bijna iedere bibliotheek, is de reden dat de Pels Rijcken-bibliotheek onlangs een toevoeging heeft gekregen: flexwerkplekken. Ze ogen prettig, met bureaus waaraan je kan staan of zitten, een leestafel en dimbare bureaulampen. “De bibliotheek biedt rust, dat willen we meer faciliteren.”

Wordt de bibliotheek ooit een archief waarin je kan flexwerken?
“Sommige mensen denken dat papier helemaal gaat verdwijnen. Ik geloof daar niet in. Mensen willen altijd zelf aan de knoppen blijven. Maar misschien zit ik er wel helemaal naast, we zullen het zien.”

______________________________

Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen omtrent de digitalisering in de juridische wereld? Houd onze LinkedIn en website in de gaten en mis niks.