In gesprek met Yur Advocaten & Consultants: “Het is lastig om de juiste tools eruit te pikken”

Yur Advocaten & Consultants werkt voornamelijk voor het MKB en groot MKB. Recht door zee en oplossingsgericht voorzien zij bedrijven van juridische dienstverlening en organisatieadvies. Yur streeft ernaar een zo modern mogelijk kantoor te zijn met een scherp oog voor innovatie. Erik Verweij en Margriet Kooiman vertellen over de veranderingen in de advocatuur, de rol die digitalisering daarin heeft en hoe Yur op deze ontwikkelingen inspeelt.

Voordat we beginnen, kun jullie iets meer over Yur en jezelf vertellen?

“Yur is een modern kantoor dat inmiddels meer dan 25 jaar bestaat. We zijn gevestigd in Rotterdam. Samenwerken en openheid zijn erg belangrijk voor ons. We zijn enthousiast en nieuwsgierig en we staan open voor innovatie. We willen met een frisse blik naar de uitdagingen van onze cliënten kijken, maar ook naar de advocatuur. Dat zie je overal in terug: in de manier waarop we een paar jaar geleden een nieuwe bedrijfsnaam kozen, maar ook in ons kantoor. Dat is een open ruimte waar iedereen gebruik kan maken van flexplekken. Dat stimuleert samenwerken, maar het zorgt er ook voor dat iedereen op de hoogte is van elkaars zaken” begint Margriet het gesprek. “Mijn specialisaties zijn intellectueel eigendomsrecht en ondernemingsrecht. Daarnaast ben ik ook curator. Ik ben direct na mijn studie, nu tien jaar geleden, bij Yur Advocaten & Consultants in dienst gekomen.”

Ook Erik stelt zich even voor: “Ik werk nu ongeveer drie jaar bij Yur. Eerst werkte ik voor een ander kantoor, maar daar mocht ik bijvoorbeeld zelf niet procederen terwijl ik dat heel leuk vind. Dat is wat mij in eerste instantie zo aantrok aan Yur Advocaten & Consultants: dat je je eigen cliënten van A tot Z kunt begeleiden. Ik ben gespecialiseerd in contractrecht en procesrecht. In mijn vrije tijd geef ik videocolleges die te bekijken zijn via YouTube. Deze zijn niet gericht op juristen, maar juist op mensen die graag beter willen begrijpen hoe onze rechtsstaat werkt.”

Jullie streven ernaar een zo modern mogelijk kantoor te zijn. Hoe pakken jullie dat aan?

“Die ambitie zie je overal terug”, vertelt Erik, “niet alleen in de manier waarop ons kantoor is ingericht, maar ook in hoe we communiceren met onze cliënten en onze stukken opstellen. Dat doen we zoveel mogelijk in ’gewone mensentaal’ en niet in juridisch jargon. Maar we zijn ook veel digitaler dan andere kantoren, we zoeken daarbij naar grote en kleine manieren. Waar we vroeger rijen aan dossiers en mappen hadden, is nu eigenlijk alles digitaal. Toen de coronamaatregelen van kracht werden, zorgde dat ervoor dat we nauwelijks hoefden te schakelen en dat iedereen op kantoor er heel makkelijk in mee kon gaan. Dossiers waren al digitaal en daar kwamen nu digitale overleggen met cliënten, digitale teamvergaderingen en digitale zittingen bij. Er veranderde eigenlijk niet zo veel.

Daarnaast experimenteren we ook regelmatig met verschillende legal tech-pakketten die ons werk eenvoudiger maken en nodigen we leveranciers van zulke pakketten uit voor een demo. Daarnaast houdt één van onze secretaresses zich een dag per week bezig met templates. Door de standaardformuleringen en keuzemenu’s in de templates, verbeteren we de kwaliteit van onze documenten en werken we sneller. Daardoor kunnen we meer tijd besteden aan het echte maatwerk voor onze cliënten.”

Margriet vult aan: “De rol van de advocaat verandert ook. Vroeger kwam je als advocaat pas in beeld als er al een probleem was. Wij zijn juist heel betrokken bij onze klanten en de bedrijfsvoering. Als we zien dat er iets anders kan, adviseren we daar ook ongevraagd over.” “Een goed voorbeeld daarvan is de invoering van de AVG”, gaat Erik verder, “We hadden kunnen wachten tot onze klanten naar ons toe kwamen, maar dat hebben we niet gedaan. We stelden pakketjes samen met verklaringen en statements die we aan onze klanten gaven. Deze documenten waren zo veel mogelijk gestandaardiseerd en hadden stuk voor stuk een instructie voor de klant waarmee ze deze documenten zélf op maat konden maken.

Je ziet ook dat de manier waarop de huidige generatie ondernemers naar juridische kosten kijkt, verandert. Zij verbazen zich bijvoorbeeld over kantoorkosten en vragen zich af waarom je bij de bakker betaalt voor een brood, terwijl je bij een advocaat betaalt voor de uren die een advocaat bezig is met een zaak. Nu worden er af en toe al pakketprijzen afgesproken. Voorheen was er niet echt een stimulans om efficiënter te werken, maar die prikkel komt er wél.”

Hoe zien jullie de rol van legal tech in de toekomst?

Erik geeft aan: “Met de juiste legal tech tools kan het werk eenvoudiger en efficiënter gedaan worden, dus ik verwacht er veel van. Maar je ziet ook dat je continu moet kijken wat een tool je oplevert. Een poosje terug hebben we geëxperimenteerd met een tool die heel mooie dingen kon doen, maar om ermee te kunnen werken, moet je bijna kunnen programmeren. Zelf vind ik dat wel leuk, maar je kunt van de gemiddelde advocaat niet verwachten dat ze met zo’n tool overweg kunnen. Daarnaast zijn de investeringen die je in de meeste legal tech applicaties moet doen, vrij hoog. Dat betekent dat zo’n tool gedurende een lange periode door iedereen gebruikt moet worden voor hij zich terugverdient.”

Erik gaat verder: “Dat zie je wel vaker, overigens. Legal tech staat wat dat betreft nog echt in de kinderschoenen en het is lastig de juiste tools eruit te pikken. Over de functionaliteit is vaak wel heel goed nagedacht, maar de interface en gebruiksvriendelijkheid laten nog wel wat te wensen over. Ik heb het idee dat legal tech in Amerika veel verder ontwikkeld is. Zo zag ik laatst echt een fantastisch voorbeeld: ze hebben een manier ontwikkeld om met behulp van een virtual reality-bril rechtszittingen te oefenen. Je staat als advocaat dan digitaal in de rechtszaal je pleidooi te oefenen. Het systeem kan de advocaat vragen stellen, maar je kunt er ook voor kiezen om dit door je collega’s -die op dat moment net als jij thuiszitten- te laten doen. In Nederland zijn we nog lang niet zo ver. Een remmende factor daarbij is dat onze rechtspraak nog steeds niet echt gedigitaliseerd is. Een andere belangrijke factor is geld: de tarieven in de Verenigde Staten liggen veel hoger en met rechtszaken is vaak ook veel meer geld gemoeid.”

Jullie gebruiken Legal Intelligence nu al een tijdje. Hoe bevalt dat?

“Legal Intelligence gebruik ik echt heel vaak. Vooral die naslagwerken zoals Tekst & Commentaar en de Groene Serie besparen me veel tijd. We hebben ze ook in de boekenkast staan hoor, maar dat zijn van die dikke boeken met hele kleine lettertjes. Digitaal kun je gewoon doorklikken op de linkjes onder bijvoorbeeld een arrest om uitspraken te vinden die ook gebruikmaken van dat arrest of voor verdere uitleg van de uitspraak. Je kan zo heel snel een sneeuwbal aan informatie naar je toe trekken. Maar ook de attenderingen per e-mail vind ik heel fijn: de update in mijn mailbox zorgt er altijd voor dat ik op de hoogte ben van nieuwe uitspraken,” vindt Erik.

“Wat ik ook echt handig vind, zijn de voetnoten onder de uitspraken. Zo weet je direct in welk tijdschrift iets gepubliceerd is. En dat je kunt filteren welke informatie je ziet en welke niet, dat is ook heel prettig. Dat voorkomt dat je onnodig allerlei artikelen doorleest op zoek naar de juiste informatie”, vult Margriet aan.

Welke legal tech tool missen jullie nog?

“Ik hoop echt op een tool waarmee je op een eenvoudige manier data uit uitspraken kunt halen. Je kunt nu op bijvoorbeeld rechtspraak.nl zoeken op ‘uitspraken ontbinding huurovereenkomst’, maar ik droom van een tool waarbij je gewoon kunt vragen ‘hoe groot is de kans dat bij het verkeerd gebruik van een bedrijfsruimte de rechter de claim toewijst?’ Dus dat je met behulp van AI uitspraken, eventueel per rechter, kunt analyseren. En dat je dan ook direct kunt zien welke sleutelwoorden die rechter heeft gebruikt om tot een oordeel te komen. Nu moet je al die dingen nog handmatig opzoeken en kom je veel verouderde informatie tegen,” sluit Erik het interview af.

________________________

Benieuwd wat Legal Intelligence voor jouw kantoor of juridische afdeling kan betekenen? Vraag een gratis proefabonnement aan en ontdek het zelf.