In gesprek met Joris Ikink en Marc van Rijnsoever: Digitalisering brengt nieuwe vraagstukken met zich mee

KienhuisHoving werkt voornamelijk voor ondernemingen, instellingen en overheden. Op een praktische, efficiënte en begrijpelijke manier lossen ze juridische problemen van hun cliënten op. Of, liever nog, zorgen zij ervoor dat juridische problemen worden voorkomen.

Joris Ikink en Marc van Rijnsoever vertellen welke invloed digitalisering en legal tech op de advocatuur heeft en welke risico’s en vraagstukken dit met zich meebrengt. Zo moet je je bij het gebruik van innoverende technologie altijd afvragen hoe je jouw data beveiligt, wat de risico’s zijn als het misgaat, maar ook welke skills collega’s moeten hebben om de tool te kunnen gebruiken.

Voordat we beginnen, kunnen jullie iets meer over KienhuisHoving en jezelf vertellen?

“KienhuisHoving helpt ondernemers bij juridische vraagstukken. Dit doen we vanuit onze kantoren in Enschede en Utrecht. Onze dienstverlening is landelijk, maar ook steeds vaker grensoverschrijdend. Inmiddels hebben we zo’n 125 medewerkers, waarvan circa 45 advocaten en 15 (kandidaat-)notarissen.

Aangezien het werkveld steeds complexer wordt, hebben we onze kennis in rechtsgebieden gebundeld. Deze rechtsgebieden delen kennis en inzichten met elkaar, waardoor we onze kennis en kwaliteit op niveau kunnen houden en optimaal in kunnen zetten voor onze cliënten,” vertelt Marc.

Marc van Rijnsoever is advocaat binnen de sectie ondernemingsrecht. “Mijn specialisaties zijn fusies en overnames, joint ventures en andere samenwerkingsvormen. Ook het uitvoeren van due diligence, afgeven van legal opinions, aangaan en ontvlechten van aandeelhoudersverbanden en het opstellen van commerciële contracten horen bij mijn werkzaamheden,” vervolgt hij. “Ik houd me eigenlijk bezig met alles wat te maken heeft met ondernemingsrecht. Ik ben dan ook vaak het eerste aanspreekpunt voor cliënten. Als het nodig is, verwijs ik cliënten door naar een gespecialiseerde collega of stel ik proactief een multidisciplinair team voor ze samen.”

Joris Ikink heeft een heel andere achtergrond: “Mijn verleden ligt in de ICT, maar als Business Proces Manager houd ik mij nu vooral bezig met alle processen die binnen de organisatie spelen. Dat is heel breed en er zit zowel een technisch als organisatorisch aspect aan mijn functie. Digitalisering en optimalisatie van werkprocessen zijn daar een belangrijk onderdeel van,” vertelt hij.

Marc, je gebruikte zojuist ‘proactief’ en ‘multidisciplinair’. Is dat de toekomst van de advocatuur, volgens jou?

“Ja, dat denk ik wel, hoewel dat voor ondernemingsrecht deze onderwerpen altijd wel al speelden. Cliënten hebben vaak één aanspreekpunt en die zoekt dan de juiste specialistische kennis erbij. Maar ik denk dat de rol van advocaat sowieso aan het veranderen is. Je wordt meer een adviseur, een boardroom counselor, terwijl de klassieke functie van een advocaat steeds meer naar de achtergrond verschuift.

Je hebt ook steeds meer kennis van verschillende onderwerpen nodig, waardoor advocaten meer ’T-shaped’ worden: brede kennis van veel deelgebieden van het ondernemingsrecht en specialistische kennis van één onderwerp”, antwoordt Marc.

Joris vult aan: “De advocaten blijven als consultant veel meer aangehaakt bij het ondernemingsproces van de cliënt. Niet alleen om problemen op te lossen, maar vooral ook om moeilijkheden en procedures te voorkomen.”

Hoe beïnvloedt digitalisering die verandering?

“IT wordt voor bedrijven natuurlijk steeds belangrijker. In het bedrijfsleven is al veel meer gedigitaliseerd dan in de advocatuur en je ziet dat dat ook nieuwe vraagstukken met zich meebrengt”, zegt Marc. “Hoe beveilig je jouw data en bedrijfsgeheimen? Wat zijn de risico’s als het mis gaat? Niet alleen voor je bedrijfsvoering heeft dat grote gevolgen, maar ook voor de reputatie van het bedrijf. Een beschadigde reputatie kan namelijk ook in een veel later stadium nog grote gevolgen hebben. Bijvoorbeeld als je het bedrijf naar de beurs wilt brengen of internationaal zaken wilt gaan doen.”

Joris springt in: “Ik denk overigens dat we bij KienhuisHoving zelf redelijk goed op weg zijn met digitalisering; zeker voor onze notarissen. Heel veel gegevens, voor bijvoorbeeld akten, kunnen door een koppeling met de database van de Kamer van Koophandel al automatisch worden gegenereerd. Maar automatisering en digitalisering, of legal tech, moet nooit een doel op zich worden: software moet vooral de gebruikers ondersteunen en het werk eenvoudiger maken.

Daarnaast ontbreekt het bij veel juristen aan een gevoel voor legal tech of softwarepakketten in het algemeen. Je kunt wel digitaliseren, maar als de juristen er niet mee kunnen werken, schiet je je doel voorbij.

Zo had ik laatst een demo van een pakket dat onder andere bij due diligence-onderzoeken echt voordeel op zou kunnen leveren. Maar alleen het instellen van de zoekfilters was al zó ingewikkeld dat een jurist dat niet snel alleen zou kunnen doen. Een IT-er kan prima met die queries uit de voeten, maar die weet dan weer niet precies waar hij naar moet zoeken. Samenwerken en je processen op orde hebben, is dus veel belangrijker dan digitalisering.

“Samenwerken en je processen op orde hebben, is veel belangrijker dan digitalisering.”

 

Is dat anders in het buitenland?

“Ja,” zegt Marc, “Je ziet bijvoorbeeld in de Verenigde Staten of Engeland dat ze op bepaalde vlakken al een stuk ‘verder’ zijn met de digitalisering. Maar de sector is ook enorm groot en daardoor worden veel middelen vrijgemaakt om te investeren in legal tech. Je hoort ook dat sommige buitenlandse balies legal tech trainingen zelfs verplicht stellen.

Jullie gebruiken nu ongeveer een jaar Legal Intelligence. Kunnen juristen daarmee wel uit de voeten?

“Eén van de belangrijkste redenen dat we over zijn gestapt naar Legal Intelligence is dat juist de jongere juristen al goede ervaringen hiermee hadden, voordat ze bij KienhuisHoving in dienst traden. Ten opzichte van het vorige pakket dat we gebruikten, is de manier waarop je filtert één van de opvallendste verschillen. Daarbij krijg je aanvullende suggesties wanneer je iets opzoekt.”

“De structuur van het pakket is gewoon erg prettig om mee te werken”, voegt Marc toe. “Het dashboard, je Persoonlijke Homepagina, is heel logisch ingedeeld en de manier waarop je informatie te zien krijgt, is heel prettig. Ik meen dat we met Legal Intelligence voor het juiste platform hebben gekozen.”

_____________________________

Benieuwd wat Legal Intelligence voor jouw kantoor kan betekenen? Vraag een gratis proefabonnement aan en ontdek het zelf.