Hoe procesoptimalisatie en automatisering bijdragen aan de digitale transformatie bij juridische afdelingen

Hoe ziet digitalisering er op dit moment uit bij de afdeling juridische zaken en wat gaat er de komende jaren veranderen? Wij spraken met Maurits Annegarn, Segment Manager Legal Software. Om de software van Wolters Kluwer goed aan te laten sluiten op de verwachtingen van juridische professionals, volgt hij de trends in de markt op de voet. Wij vroegen hem hoe je met procesoptimalisatie en automatisering effectief aan de slag gaat met digitalisering en op welke manier juridische afdelingen daarmee waarde kunnen toevoegen aan het hele bedrijf. 

Waar staan bedrijven op het gebied van digitalisering bij de afdeling juridische zaken?

“Het merendeel van de juridische afdelingen in Nederland heeft hun informatie gecentraliseerd in een systeem, dat noemen we ‘de single source of truth. Wolters Kluwer levert met het systeem Legisway de benodigde tooling aan een groot deel van deze bedrijven. Wij zien dat veel bedrijven nu bezig zijn met het zetten van de volgende stap, het automatiseren van de diverse processen waar de juridische afdeling bij betrokken is. Volgens mij loopt Nederland daarmee op het gebied van digitalisering voorop ten opzichte van veel andere Europese landen, dit komt ook naar voren uit onderzoeken die Wolters Kluwer in samenwerking met de European Company Lawyers Association (ECLA) heeft uitgevoerd.” 

Waar lopen juridische afdelingen tegenaan als zij stappen willen zetten in de digitalisering?

“We zien vaak dat juridische afdelingen op een te hoog niveau willen starten. Ze willen bijvoorbeeld direct aan de slag met AI (Artificial Intelligence) voor het extraheren van ‘insight’ uit juridische data. Maar zolang je de data in de organisatie niet op orde hebt, kun je die tooling nog niet gebruiken voor het maken van betrouwbare rapportages. Het is belangrijk dat je eerst een centrale plek hebt waar je alle informatie in opslaat, zodat je inzage krijgt in welke data je hebt en waar je nu staat. Dit fundament, waar alle juridische informatie, dus meer dan alleen contracten,  kan leven, is je basis. Dat is jouw ‘single source of truth’. Daarmee kun je verder groeien. 

Om de voortgang van de digitalisering van afdelingen vast te stellen gebruiken wij soms een model, de digital maturity chart. Met de digital maturity chart willen wij juridische afdelingen het inzicht geven in het pad dat zij bewandelen. Als de juridische afdeling onderaan in de curve staat doen ze weinig digitaal en investeren ze weinig in digitalisering. Staan ze helemaal bovenaan in de chart dan betekent dit dat er een breed gebruik van digitale oplossingen is, met bijbehorende investering, maar ook dat het kennisniveau van de juristen op peil is. Als een juridische afdeling nu op het niveau is dat alle data netjes verzameld en gecentraliseerd is, dan is de stap die afdelingen daarna kunnen zetten bijvoorbeeld het optimaliseren van de processen binnen de organisatie. 

Welke kansen liggen er voor juridische afdeling om te digitaliseren?

“Het automatiseren van processen is volgens mij nu de belangrijkste digitaliseringstrend waar juridische afdelingen op kunnen inhaken. Wat je ook doet, zorg ervoor dat je daarmee de business versnelt. Je wilt ervoor zorgen dat mensen buiten de juridische afdelingen makkelijker op een juridisch correcte manier kunnen werken. De dienstverlening van traditionele juridische afdelingen lijkt soms op een advocatenkantoor binnen een bedrijf. De afdeling is dan vaak nog reactief aan het werk. De ambitie is juist de andere kant op, om pro-actief in de organisatie te staan. 

Een voorbeeld: als het bedrijf nieuwe producten ontwikkelt, kan de juridische afdeling er vanaf het begin al bij betrokken worden. Hiermee voorkom je bijvoorbeeld dat een ontwikkeld product niet gelanceerd kan worden vanwege privacyregels. Op die manier gaan de processen van de organisatie meer leven en raakt de dienstverlening van de juridische afdeling geïntegreerd in de gehele organisatie.” 

“De belangrijke trend in digitalisering is volgens mij het kijken naar het gebruiksgemak en de efficiëntie die daaruit voortkomt.”

Op welke manier kunnen juridische afdelingen hun processen optimaliseren?

“Bij het vaststellen van de rol van de afdeling in de onderneming kijk je onder andere naar de strategie van het bedrijf. Als het doel van het bedrijf is om binnen vijf jaar honderd ketens te openen, dan kan je als juridische afdeling gaan uitdenken wat daar op juridisch vlak voor nodig is. Je weet welke activiteiten eraan komen en bij welke processen je betrokken bent. Als je weet waar de problemen ontstaan, kan je die elementen gaan verbeteren. 

Focus daarnaast op het verbeteren van de processen die waarde toevoegen aan de hele organisatie. Als de sales organisatie een contract wil afsluiten is de snelheid belangrijk: Als een potentiële klant geïnteresseerd is leidt twee of drie dagen wachten tot onnodige vertraging. Je loopt hierdoor wellicht een klant mis. Bekijk of je eerder in het proces kan zitten als juridische afdeling, of het automatisch opstellen van een juridisch document mogelijk is en maak gebruik van de digitale handtekening. Soms heeft het zetten van een handtekening een ceremoniële functie, maar meestal is het makkelijker om op de digitale manier een deal te sluiten.

Mijn advies is om intern te onderzoeken wat de verantwoordelijkheid van de juridische afdeling is, of zou moeten zijn, en hoe de afdeling bijdraagt aan het ondersteunen van de strategie van de hele organisatie. Vervolgens kun je bepalen welke processen daarmee samenhangen en welke inefficiënties en verbetermogelijkheden er zijn. Pas dan heeft het echt zin om te onderzoeken welke software bijdraagt aan het optimaliseren van processen. Als je op dat punt aankomt heb je een goede stap vooruit gezet op de maturity chart. Let er hierbij op dat alleen geld uitgeven aan software niet genoeg is, de mensen moeten er ook mee kunnen werken.”

Hoe zie jij de afdeling juridische zaken over 10 jaar?

“Deze vraag stel ik geregeld aan onze klanten; juridische afdelingen. Wat ik merk is dat bedrijven heel optimistisch zijn. Van nieuwe technieken als blockchain en AI (Artificial Intelligence) wordt veel verwacht. De verwachtingen zijn ontzettend hoog en tegelijkertijd is er zelden inhoudelijke kennis aanwezig over deze technieken. Mijn tip aan afdelingen is om er bewust van te zijn dat deze kennis ontbreekt. Wil je gebruik gaan maken van deze technologieën, zorg er dan voor dat je de juiste vragen stelt aan de ontwikkelaar(s) van het product. Je wilt bijvoorbeeld weten hoe gegevens beveiligd worden. Een datalek kan gebeuren, maar als je vooraf niet de juiste vragen hebt gesteld dan loop je een risico.

Ik werk inmiddels zo’n 10 jaar in deze sector en volgens mij is de realiteit minder optimistisch dan door juridische afdelingen wordt geschetst. Ik denk dat er over 10 jaar oplossingen zijn die onmisbaar zijn in het werk van juristen, het is dan bijna ondenkbaar dat die producten er eerder niet waren. Hierbij denk ik bijvoorbeeld aan oplossingen die jou vertellen waar de risico’s in een contract of ander juridisch document zitten. Hierdoor wordt het juridische werk meer inhoudelijk. De jurist krijgt te maken met meer complexiteit en juist minder werk op het administratieve vlak. Over 10 jaar zullen er echter ook nog afdelingen zijn die op de ouderwetse manier werken, want 2031 is niet zo ver weg als we denken.”    

_____________________________

Benieuwd hoe Legal Intelligence jouw juridische afdeling kan ondersteunen bij de digitale transformatie? Vraag een gratis proefabonnement aan en ontdek het zelf.