Hoe je als advocaat waarde kunt toevoegen door veel voorkomend werk te automatiseren – in gesprek met Mark van Duijvenvoorde, Baker McKenzie

“Er ligt een wereld aan mogelijkheden open op het gebied van innovatie, het is alleen de vraag wat je ermee gaat doen. Ik zie het vooral als een kans om al het werk dat geautomatiseerd kan worden, te automatiseren. Dit zorgt ervoor dat juridische professionals zich volledig kunnen focussen op het hoogwaardige werk,” zo vertelt Mark van Duijvenvoorde, Knowledge Manager bij Baker McKenzie. In dit interview deelt Mark zijn inzichten over het automatiseren van werk in de juridische sector, hoe juridische professionals om kunnen gaan met de toename aan informatie en de rol van legal tech in de toekomst.

Jij houdt je dagelijks bezig met het automatiseren en digitaliseren van het werk. Waar staat Baker McKenzie op het gebied van digitalisering?

“Onze Knowledge Management-afdeling heeft de laatste twee jaar veel geïnvesteerd in digitalisering. Op het gebied van automatisering kunnen we nog een aantal stappen zetten om tot een volgend niveau te komen, maar we zijn goed op weg. Zo kunnen we de tools die wij nodig hebben nu zelf ontwikkelen. Deze tools spelen in op het voorzien in de vraag van zowel de eindgebruikers als hun cliënten. Zo lanceerden wij onlangs de EMEA Works Council tool. Met deze ondernemingsraad-tool krijgen cliënten inzicht in hoe zij vakbonden en ondernemingsraden in verschillende Europese landen kunnen raadplegen bij internationale projecten. De tool helpt organisaties bij het stroomlijnen van complex grensoverschrijdend projectmanagement, doordat veel voorkomende vragen en kennis gedeeltelijk beschikbaar zijn gesteld via innovatieve platformen. Het gebruik van de tool bespaart organisaties tijd en geld. Dit zorgt ervoor dat de ingewikkelde vraagstukken overblijven en dat is waar onze juridische professionals hun waarde kunnen toevoegen.”

Een van de kansen die jij ziet, is om zoveel mogelijk werk te automatiseren. Hoe pak jij dit aan?

“Ik werk nauw samen met de verschillende praktijkgroepen binnen Baker McKenzie. Tijdens gesprekken met medewerkers van deze praktijkgroepen stel ik geregeld de vraag welke werkprocessen volgens hen efficiënter kunnen gaan als een computer het werk overneemt. Als een juridische professional met suggesties komt, onderzoek ik hoe we dat werkproces kunnen automatiseren. Daarnaast wil ik ervoor zorgen dat de kennis die wordt opgedaan beschikbaar blijft. Het is zonde om het uitzoekwerk over een aantal maanden nog eens te moeten doen, omdat de kennis niet goed is opgeslagen. Het automatiseren van het werk gaat niet alleen over het sneller of efficiënter werken. Ik onderzoek bijvoorbeeld ook hoe we adviezen op een creatieve of attractieve manier over kunnen brengen aan de cliënt, bijvoorbeeld door het advies visueel in kaart te brengen.”

Wat zijn volgens jou de grootste uitdagingen op het gebied van digitalisering en innovatie?

“Een van de uitdagingen is de investering die noodzakelijk zijn voor digitalisering en de creatie voor innovatieve tools. De grote innovaties, bijvoorbeeld het internetbankieren of innovaties op de taximarkt, zijn zelden uit de markt voortgekomen die ze disrupt hebben. Dat moment wil je voor zijn en daarom ziet Baker de noodzaak om te investeren in digitalisering. Onlangs heeft Baker McKenzie de prestigieuze Legal Innovation Award voor AI-innovatie gewonnen. We werden door de jury omschreven als “een echte disruptor en marktleider in het leveren van oordeelsvermogen op basis van machine learning, met name bij fusies en overnames.” De winnende inzending was in samenwerking met het AI-aangedreven platform SparkBeyond. Dat maakt mij trots om voor Baker McKenzie te werken, aangezien wij het belang van de investeringen en innovaties inzien.”

Er is steeds meer jurisprudentie beschikbaar. Hoe zorg je ervoor dat juridische professionals op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in hun vakgebied?

“Het recht lijkt zich steeds sneller te ontwikkelen en het werk wordt daardoor steeds specialistischer. In sommige rechtsgebieden volgen de ontwikkelingen elkaar zo snel op dat het een uitdaging is om goed op de hoogte te blijven. Binnen Baker McKenzie Amsterdam is er daarom een knowledge community opgezet, bestaande uit meerdere senior medewerkers. Wij hebben eerst de kennisbehoefte per praktijkgroep in kaart gebracht. De volgende stap was om te onderzoeken hoe deze behoefte geautomatiseerd gemonitord kan worden. Dat wordt onder andere gedaan met Legal Intelligence en de attenderingsfuncties van de overheid. Zo komen de juiste uitspraken en Kamerstukken geautomatiseerd terecht bij de juiste persoon binnen een praktijkgroep.”

Jullie gebruiken al veel tools. Hoe kijk jij naar de aanschaf van nieuwe tools en wat is de grootste uitdaging bij het gebruik van tools?

“Ik denk niet dat het aanschaffen van meer tools onze klant en ons op dit moment verder helpt. Volgens mij is het vooral de vraag of de klant en de praktijk klaar is voor het gebruik van tools en in hoeverre het werk daarvoor geschikt is. Wat ik graag wil veranderen, is de mindset over het gebruik van de tools. De computer ondersteunt de juridische professional en dat zorgt ervoor dat hij of zij sneller kan werken voor de klant en het uitdagende denkwerk overblijft. De tools die wij maken en gebruiken besparen tijd, geld en zijn ook nog gemakkelijk in gebruik. Dat wil toch iedereen?”

Welke rol heeft legal tech in de toekomst?

“Ik zie een veel grotere rol voor legal tech in de toekomst. In algemene zin denk ik dat legal tech vooral een groot deel van het laagdrempelige werk uit handen kan nemen. Zo zou het voor due diligence tijd schelen als er tools op de markt komen die een deel van het werk overnemen, transacties verlopen dan een stuk sneller. Daarnaast kan legal tech ervoor zorgen dat de user experience verbetert. Ik vind de legal tech ontwikkeling buitengewoon interessant. Een groot deel van de veranderingen in het juridisch werkveld starten in mijn vakgebied en ik kan daarom een waardevolle bijdrage leveren aan de innovatie van de juridische sector. Daar ben ik blij mee, want als we wachten met innoveren tot de buren dat gaan doen, staan we ver achter en Baker wil graag voorrop blijven lopen.”

Jullie hebben er onlangs voor gekozen om Legal Intelligence te gaan gebruiken. Wat waren hier de belangrijkste redenen voor?

“In de basis is Legal Intelligence een One-Stop-Shop voor alle juridische vakkennis. Het platform stelt allerlei gereedschap ter beschikking om die content te doorzoeken. Zo kan ik mijn blik op de veranderingen in de juridische sector scherp houden. Waar ik ook blij mee ben is dat ik medewerkers een persoonlijke homepagina kan aanbieden, waarop de voor hen relevante informatie staat. Daarnaast speelde de mogelijkheid om een digitale bibliotheek aan te leggen een belangrijke rol in de keuze. In Legal Intelligence worden boeken geheel doorzoekbaar gemaakt en gebruikers kunnen aantekeningen maken die voor een andere gebruiker niet zichtbaar zijn. Deze optie geeft mij de impuls om onze fysieke bibliotheek verder te digitaliseren, waardoor we de vierkante meters die vrijkomen anders kunnen gaan invullen.”

Zie jij nieuwe kansen voor Legal Intelligence?

“Contentintegratie heeft veel teweeggebracht in de juridische sector. Het is fantastisch dat zoveel juridische content op één plek doorzoekbaar is. Wel is de interface misschien al ouderwets te noemen. Op dit moment open je een contentintegratiesysteem als Legal Intelligence en vul je daar een zoekterm in. Vervolgens ga je in de resultaten op zoek naar relevante bronnen. Het zou mooi zijn als het systeem slimmer wordt en als add-on toegevoegd kan worden aan de tekstverwerker waarin de juridische professional zijn stukken schrijft. Het systeem kijkt mee terwijl de professional zijn stuk opstelt en geeft suggesties voor relevante bronnen.”

Hoe zie jij de toekomst van de innovatie in de juridische sector?

“Deze innovatieve periode is een ontzettend gave en uitdagende tijd. Zowel het juridische vakgebied als kennismanagement zijn voortdurend in ontwikkeling. Sinds de boekdrukkunst vond kennisoverdracht hoofdzakelijk plaats via het gesproken en of geschreven woord. Daar is pas in de laatste dertig jaar verandering in gekomen. De kennis die wij hebben staat online in apps, video’s, tools, podcasts en wie weet straks met metaverse. Het is een uitdaging om deze nieuwe mogelijkheden goed te benutten, bijvoorbeeld door de kennis en adviezen zo efficiënt en attractief mogelijk onder de aandacht te brengen bij cliënten. Er is zoveel mogelijk op het gebied van innovatie, waardoor het vooral de vraag is wat je met die kansen gaat doen. Ik ben blij dat ik bij een kantoor werk dat mij de kans geeft om te innoveren en data gedreven te werken. Zo kunnen wij inspringen op de wereld aan mogelijkheden die voor ons ligt.”

_____________________________

Benieuwd wat Legal Intelligence voor jouw kantoor of juridische afdeling kan betekenen? Vraag een gratis proefabonnement aan en ontdek het zelf.