7 aandachtspunten bij de aanschaf van een legal tech tool

“Je gebruikt een legal tech tool niet voor je plezier, het gebruik ervan moet een bepaald voordeel opleveren.” Aan het woord is Ewout Pieters, Service Delivery Manager bij Wolters Kluwer. Wij wilden weten op welke manier er voor de aanschaf van een legal tech tool kan worden vastgesteld of de tool voldoet aan de verwachtingen. Ewout deelt daarom 7 aandachtspunten bij de aanschaf van een legal tech tool die volgens hem belangrijk zijn.

1. Stel het probleem vast dat je wilt oplossen

“De aanschaf van een legal tech tool heeft nut als je het werk daarmee kan versnellen of als je een probleem kunt oplossen. Daarom is het belangrijk om eerst vaststellen wat de behoefte van jouw organisatie is. Vervolgens onderzoek je of een tool dit probleem kan oplossen en welke aanbieders er zijn. Praat hierover met andere juridische professionals en kantoren uit jouw netwerk: “wij lopen tegen dit probleem aan, herkennen jullie dat?” Dit kan interessante informatie opleveren en eventuele twijfels wegnemen. Als een andere juridische organisatie een tool al gebruikt, kom je te weten hoe zij het gebruik van deze tool ervaren.”

2. Onderzoek welke werkprocessen veel tijd kosten of geoptimaliseerd kunnen worden

“Het juiste moment voor de aanschaf van een legal tech tool is al voordat je denkt dat je de tool nodig hebt. Investeren in je bedrijf is nodig en hoe eerder je erbij bent, hoe meer profijt je van de investering hebt. Tijdens de pandemie nam het thuiswerken sterk toe en werd digitaal werken cruciaal. Voordat de pandemie begon maakten veel juridische professionals gebruik van de bibliotheek van het kantoor, alleen was deze tijdens de lockdown niet toegankelijk. De juridische professional kon daarom een deel van het onderzoek niet meer uitvoeren.

Met een digitale bibliotheek werd dat probleem opgelost. Digitaal werken zorgt voor de flexibiliteit die cliënten verwachten van de juridische professional. Cliënten verlangen betere dienstverlening, sneller en voor minder geld. Daarom raad ik aan om geregeld te onderzoeken welke werkprocessen veel tijd kosten en of die op een andere manier, bijvoorbeeld met het optimaliseren van werkprocessen of de aanschaf van een tech tool, kunnen worden ingericht.”

3. Ga in gesprek met de leverancier

“Voordat je een legal tech tool aanschaft is het verstandig om met de leverancier in gesprek te gaan. Uit dit gesprek moet blijken dat er een gelijke verhouding is tussen de klant en de leverancier en dat er open en transparant gecommuniceerd wordt. Daarnaast is het belangrijk dat er een lange termijn relatie wordt opgebouwd, je bent van de leverancier afhankelijk. Vraag daarom tijdens het gesprek naar de plannen van de leverancier. Investeert hij bijvoorbeeld in het doorontwikkelen van het product en kunnen klanten meedenken over nieuwe ontwikkelingen? Bij de aanschaf van een tool zijn stabiliteit, continuïteit en zekerheid belangrijke aandachtspunten.”

4. Stel kritische vragen over de tool

“Het is goed om te weten hoe de leverancier bepaalde zaken geregeld heeft voordat je de tool aanschaft. Deze kennis zorgt voor een compleet beeld van het onboarding proces, het gebruik van de tool en de garanties die de leverancier biedt. Dit is belangrijk, want bij een diepteinvestering moet vooraf duidelijk zijn dat het product voldoet aan de eisen en verwachtingen. Als het goed is draagt de leverancier deze aandachtspunten zelf aan tijdens het gesprek. Om er zeker van te zijn dat je niets mist, is het slim om onderstaande punten op jouw vragenlijst te zetten.”

• Welke begeleiding is er als je de tool aanschaft en krijg je een vast aanspreekpunt? 
• Zijn er referenten die hun ervaringen met de tool willen delen?
• Wat zijn de ervaringen van de leverancier met gebruikers die starten met de tool? Welke tips hebben zij voor het onboarding proces? 
• Wat moet een nieuwe gebruiker weten om optimaal gebruik te kunnen maken van de tool?
• Hoe ziet de de serviceorganisatie eruit en bij wie kan ik met welke vragen terecht?
• Zit de klantenservice binnen de eigen organisatie of wordt deze uitbesteed?
• Wees bewust van de privacygegevens die beveiligd moeten zijn. Stel vragen over gegevens die je moet delen als je de tool gebruikt en de manier waarop de leverancier zich houdt aan de AVG. 
• Hoe gaat de leverancier om met verbeter verzoeken van de gebruiker?
• Is er een gebruikersgroep waar je je bij kan aansluiten?
• Hoe vaak zijn er nieuwe releases?
• Worden er nieuwe features uitgebracht en hoe worden deze gedeeld met de gebruikers?

5. Bepaal wat de tool je kan opleveren

“Voordat je een legal tech tool aanschaft, wil je weten wat de tool jou kan opleveren. De winst van het gebruik van een tool is niet altijd uit te drukken in geld. De meerwaarde van het gebruik van de tool kan tijdwinst zijn, bijvoorbeeld omdat je meerdere stappen in het werkproces overslaat. Wij bieden vanuit Legal Intelligence geregeld een pilot aan. Op die manier ervaart een klant wat de daadwerkelijke winst van het gebruik van de tool is.”

“Laat de demo ook bijwonen door medewerkers die met de tool gaan werken.”

6. Plan een demo

“Door de applicatie in werking te zien, ervaar je wat de mogelijkheden zijn van het product en welk probleem het oplost. De demo moet het gevoel geven dat deze tool de winst gaat opleveren die je nodig hebt. Laat de demo ook volgen door een aantal key users, zoals een advocaat, juridisch professional of private / support lawyer. Zo ontstaat er een compleet beeld van het gebruik van de tool.”

7. Beoordeel of de tool voldoet aan de verwachtingen

“Laat de demo op je inwerken. In de dagen na een demo probeer je te achterhalen of deze tool inderdaad voldoet aan de verwachtingen en of het gevoel dat je tijdens de demo had hetzelfde blijft. Als de medewerkers een aantal dagen later nog steeds achter de keuze staan voor de aanschaf, is dat een duidelijke aanwijzing dat de tool voldoet aan de verwachtingen. Afhankelijk van de mogelijkheden die de leverancier biedt kun je vervolgens een pilot starten. Op die manier ervaar je of deze tool aansluit bij jouw wensen, of deze gebruiksvriendelijk is én of het vooropgestelde probleem naar tevredenheid wordt oplost.”

Deze checklist voor de aanschaf van een legal tech tool is het eerste deel van een driedelige serie met tips voor het aanschaffen van een tool. In het volgende deel deelt Ewout zijn checklist voor de implementatie van een legal tech tool. In het laatste deel van de serie deelt hij succesfactoren voor het gebruik van een legal tech tool.

_____________________________

Direct aan de slag met een legal tech tool? Legal Intelligence sluit aan op het werkproces van de juridische professional. Doorzoek openbare content en content van juridische uitgevers op één platform en werk efficiënt samen met collega’s door dossiers en attenderingen te delen. Vraag een gratis proefabonnement aan en ervaar het zelf.