6 succesfactoren voor de implementatie van een legal tech tool
“Voor een succesvolle implementatie van een tool is het belangrijk dat er binnen de organisatie mensen zijn die de kar trekken.” Aan het woord is Ewout Pieters, Service Delivery Manager bij Wolters Kluwer. We spraken hem over de succesfactoren voor de implementatie van een legal tech tool.”
1. Creëer draagvlak binnen de organisatie
“Voor een succesvolle implementatie is het nodig dat er draagvlak gecreëerd wordt voordat de legal tech tool wordt aangeschaft. De aanschaf van de tool heeft consequenties voor de manier waarop de medewerkers hun werk doen. Zij hebben tijd nodig om te wennen aan de veranderingen in het werkproces en dat kan de nodige weerstand opleveren. Leg medewerkers uit waarom er gekozen is voor de tool en wat het voordeel is, bijvoorbeeld tijdwinst of het vergroten van de waarde van het werk.”
2. Start een pilotfase of proefperiode
“Tijdens een demo maak je kennis met de tool en ontdek je welke mogelijkheden de tool biedt. Een pilotfase of proefperiode biedt daarnaast nog meer zekerheid voor de aanschaf van de tool. Dit omdat het product dan daadwerkelijk tijdens het werk getest kan worden door gebruikers. Investeer tijd in de pilot of proefperiode en zorg ervoor dat voldoende medewerkers de tool kunnen testen. Onderzoek aan het eind van de proefperiode of het verwachte resultaat wordt behaald en of de gebruikersgroep achter de aanschaf staat. Als de tool na een succesvolle proefperiode wordt aangeschaft, is de kans groot dat de implementatie van de tool goed verloopt.”
“Investeer tijd in de pilot of proefperiode en zorg ervoor dat voldoende medewerkers de tool kunnen testen.”
3. Stel een ambassadeur aan
“Een van de voorwaarden voor de succesvolle implementatie van een legal tech tool is het aanstellen van een ambassadeur die de tool promoot binnen de organisatie en contact onderhoudt met de leverancier en de verschillende teams. De ambassadeur is bijvoorbeeld een medewerker die de tool al heeft gebruikt bij een vorige werkgever. Deze medewerker is enthousiast en deelt zijn ervaringen en de voordelen van het gebruik van de tool met andere collega’s.”
4. Zorg voor gebruikersondersteuning
“Tijdens het gebruik van een nieuwe tool kunnen medewerkers tegen vragen aanlopen. Het is fijn om te weten bij wie ze in dat geval terecht kunnen. Stel daarom voor aanschaf van de tool een support team samen dat als eerste aanspreekpunt fungeert voor het beheer van de tool en de gebruikersondersteuning, bijvoorbeeld een key user, admin, of informatiespecialist. Deze ondersteuning is aanvullend op de gebruikelijke support die je krijgt van de leverancier. Daarnaast is het bij de implementatie belangrijk dat de supportmedewerkers regelmatig contact hebben met de gebruikers. Zo kom je erachter hoe gebruikers de tool ervaren en of zij tegen bepaalde problemen aanlopen. Kan de tool daadwerkelijk ingezet worden op de manier die jullie voor ogen hadden bij de aanschaf? Probeer problemen die eventueel ontstaan tijdens het gebruik van de tool zo snel mogelijk te signaleren, om weerstand te voorkomen.”
5. Volg een training
“Voor de succesvolle implementatie van een legal tech tool is het aan te raden om gebruikers te trainen, omdat ze met die kennis de tool beter kunt gebruiken. Wij geven naast trainingen aan gebruikers ook trainingssessies aan de pilotgroepen van Legal Intelligence. Tijdens zo’n training zien de gebruikers wat er mogelijk is en hoe het systeem het beste gebruikt kan worden.”
6. Evalueer het gebruik regelmatig
“Evalueer het gebruik van de tool regelmatig voor een succesvolle adoptie, zeker in de beginfase raad ik aan om dit minimaal een keer per maand te doen. Begin bijvoorbeeld met het bekijken van de statistieken. Hiermee kan je onder andere zien hoe vaak de tool gebruikt wordt. Deze gegevens zijn soms zelfs per afdeling inzichtelijk. Stel de gebruikers vragen over de statistieken. Als je bijvoorbeeld ziet dat een bepaalde afdeling de tool minder gebruikt dan een andere afdeling, vraag dan naar de reden. Door de evaluatie kom je er tijdig achter of er aandachtspunten zijn bij het gebruik van de tool. Door dit tijdig te signaleren en te adresseren vergroot je de kans dat de tool succesvol geïmplementeerd wordt binnen een organisatie.”
Deze checklist voor de implementatie van een legal tech tool is het tweede deel van een driedelige serie met tips voor het aanschaffen van een tool. In het eerste deel deelt Ewout zijn checklist voor de implementatie van een legal tech tool. In het laatste deel van de serie deelt hij succesfactoren voor het gebruik van een legal tech tool.
_____________________________
Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? Probeer Legal Intelligence nu gratis en vrijblijvend, vraag hier een proefperiode aan.
